Via het raamcontract van Opdrachtencentrale kunnen organisaties voortaan beroep doen op Solvus als Managed Service Provider (MSP) voor het inhuren van algemene profielen.
Zowel leden als niet-leden van Opdrachtencentrale vinden hier alle informatie over het raamcontract, de werking van Solvus en hoe u kan aansluiten.
HOE HELPT SOLVUS JE EXTERNE PROFIELEN AAN TE TREKKEN EN TE BEHEREN?
Solvus treedt op als Managed Service Provider (MSP) voor de inhuur en het beheer van externe profielen. Als MSP coördineert Solvus het volledige inhuurproces en fungeert zij als één centraal aanspreekpunt voor uw organisatie.
Wij nemen het volledige proces over: van werving en selectie tot contractering en opvolging van externe professionals. Ons ervaren team begeleidt u stap voor stap, waardoor u snel over de juiste profielen beschikt.
Alle opdrachten worden beheerd via een onafhankelijk Vendor Management System (VMS), een digitaal platform dat het volledig proces ondersteunt en automatiseert. Het VMS is gekoppeld aan een uitgebreide marktplaats met een groot bereik van freelancers en gespecialiseerde leveranciers.
Via dit digitale platform zorgen we voor transparatie en efficiëntie in elke stap van het proces: van publicatie van uw aanvraag tot contractbeheer, timesheetvalidatie, facturatie en rapportering.
Welke profielen kan u inhuren via dit perceel?
Dit perceel richt zich op het inhuren van algemene en ondersteunende profielen die inzetbaar zijn binnen diverse diensten en projecten van uw organisatie.
Administratieve en algemene profielen
Facilitaire en logistieke profielen
Financiële profielen
Juridische profielen
HR-profielen
Marketing- en communicatieprofielen
Via de gekoppelede digitale marktplaats krijgt u toegang tot zowel freelancers als gespecialiseerde dienstverleners.
Om de profielencatalogus te bekijken kan u zich aanmelden op het ledenprotaal van Opdrachtencentrale.
VOORDELEN
Uitgebreide en objectieve marktbevraging
Snelle en efficiënte afhandeling van een aanvraag
(Conform de wet op de overheidsopdrachten)
Kwalitatieve selectie door onze Programma Coördinator
(obv. kwaliteit 60% - prijs 40%)
Ontzorging van de administratieve flow
Bent u lid van Opdrachtencentrale?
Maakt u al deel uit van Opdrachtencentrale? Dan kan u onmiddellijk gebruikmaken van het raamcontract OC/2024/060/FS met Solvus voor de inhuur van externe profielen.
Vul het formulier in en ons support team neemt contact met u op om:
-
uw aanvraag verder op te volgen
-
de onboarding te starten
-
samen uw eerste aanvraag aan te maken
Bent u nog geen lid van Opdrachtencentrale?
Wilt u graag lid worden van Opdrachtencentrale om gebruik te maken van het raamcontract OC/2024/060/FS met Solvus?
Vul het formulier in en ons support team neemt contact met u op om u te informeren over:
- De voorwaarden om toe te treden
- De voordelen van het raamcontract
- De concrete stappen om aan te sluiten
VEELGESTELDE VRAGEN
ALGEMEEN
Solvus treedt op als Managed Service Provider (MSP) en ondersteunt het volledige proces, van de selectie van leveranciers tot het beheer van contracten en de facturatie. Daarnaast is de MSP de partij die de contractuele overeenkomst met de leverancier afsluit.
Het VMS is het digitale platform dat door de MSP wordt gebruikt om het volledige proces van het beheer van externe medewerkers te ondersteunen, inclusief selectie, contractbeheer, opvolging van prestaties, facturatie en rapportering. Het biedt:
- Transparantie in tarieven en contracten
- Efficiënte door gestroomlijnde processen
- Compliance met wetgeving en overheidsopdrachten
- Rapportage
- Een marketplace met toegang tot meer dan 8000 leveranciers en freelancers.
- Snellere doorlooptijden
- Transparantie in tarieven en contracten
- Minder administratieve fouten
- Compliance met wetgeving
- Betere rapportering
- Toegang tot meer dan 8000 leveranciers en freelancers
Om met de MSP te starten, moet de entiteit alle vereiste gegevens volledig en correct aanleveren, zoals contactinformatie, goedkeuringsstructuur en rollen. De MSP valideert deze informatie en zorgt voor de onboarding in het VMS. Pas nadat alle data is goedgekeurd, kan het proces verder worden opgestart. De MSP ondersteunt de entiteit om de gegevens correct aan te leveren.
Na de onboarding door de MSP en zodra de entiteit is toegevoegd aan het VMS, ontvangt elke gebruiker een activatielink via e-mail. Deze link is één maand geldig en geeft toegang tot het systeem. De MSP begeleidt de entiteit tijdens dit proces en zorgt ervoor dat alle gebruikers correct worden aangemaakt.
Het VMS voldoet aan alle GDPR-vereisten. Gegevens zijn beveiligd en enkel toegankelijk voor bevoegde gebruikers.
Je kan steeds terecht bij het dedicated support team van Solvus:
- Mail: msp.oc-cdm@solvus.be
- Telefoon 03/800.43.62
Neem contact op met het support team van Solvus:
- Mail: msp.oc-cdm@solvus.be
- Telefoon 03/800.43.62
ONBOARDING
Wanneer een entiteit wil deelnemen aan de raamovereenkomst, neemt Solvus contact op om:
- Basisgegevens te verzamelen (adres, gebruikers, rollen, rechten, …).
- Een toelichting te geven over het volledige proces en het gebruik van het VMS.
Na ontvangst van deze informatie zorgt Connecting-Expertise (Het VMS) voor de activatie. Binnen 5 werkdagen heeft de entiteit toegang tot het VMS en kan ze aanvragen indienen.
Ja dit kan onbeperkt ofwel
- Bij de start via het onboardingsdocument.
- Of later door contact te nemen met Solvus.
- Contact: msp.oc-cdm@solvus.be
- Telefoon: 03/800.43.62
Rollen en rechten in het systeem worden toegekend op basis van de functie van de gebruiker en diens goedkeuringsbevoegdheden. Deze informatie wordt vastgelegd in het onboardingsdocument. Solvus ondersteunt de entiteiten bij het definiëren en correct toekennen van deze rollen en rechten.
Neen, er zijn geen kosten aan verbonden.
AANVRAGEN
Aanvragen staan standaard 5 werkdagen open.
- Deze termijn kan worden aangepast in functie van het gevraagde profiel
- Aanpassing gebeurt na overleg met de besteller
Bij het aanmaken van de aanvraag moet de besteller aangeven of de MSP-kracht persoonsgegevens zal verwerken.
- Indien ja, voeg het document ‘Evaluatie van de beveiliging van de informatie en informatiesystemen voor de bescherming van persoonsgegevens’ toe.
- Zonder dit document kan de MSP-kracht geen persoonsgegevens verwerken en kan de opdracht niet gegund worden.
Neen, dit is enkel mogelijk door de aanvraag te annuleren en een nieuwe aangepaste aanvraag te publiceren.
Stuur een mail naar Solvus met vraag tot annulatie:
- Mail: msp.oc-cdm@solvus.be
- Telefoon: 03/800.43.62
SELECTIE
De termijn tussen einde reactietermijn van de leverancier en oplevering van de voorselectie (shortlist) bedraagt 7 werkdagen
De leverancier is verantwoordelijk voor het aanleveren en controle op correctheid van de attesten.
Ja, bestellers kunnen de longlist zien voor een volledig marktbeeld.
Solvus maakt de uiteindelijke selectie op basis van alle elementen (criteria, interviews, feedback) en tarief.
Een besteller kan geen kandidaat uit de longlist verkiezen zonder dat er eerst met alle kandidaten uit de shortlist een interview heeft plaatsgevonden.
Solvus streeft ernaar om per shortlist drie geschikte kandidaten voor te stellen. Dit aantal kan variëren afhankelijk van factoren zoals marktbeschikbaarheid en het gevraagde profiel.
Deze worden niet mee genomen in de longlist/shortlist. Indien blijkt dat er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn, kan Solvus samen met de klant deze kandidaturen in overweging nemen.
Bestellers interviewen eerst de shortlist-kandidaten. Indien deze niet voldoen, kunnen kandidaten uit de longlist worden uitgenodigd, na gemotiveerde weigering in het VMS.
Solvus kiest uiteindelijk de winnende kandidaat op basis van alle elementen.
Ja, via een warme match: telefonisch contact om cv en ervaring te verifiëren.
Solvus probeert 2 keer telefonisch contact te nemen. Indien niet bereikbaar, beslist Solvus of de kandidaat alsnog wordt opgenomen in de shortlist.
Ja, neem contact op met het support team van Solvus:
- Mail: msp.oc-cdm@solvus.be -
- Telefoon: 03/800.43.62
PRESTATIES
Binnen 3 werkdagen.
Niet-goedgekeurde prestaties kunnen niet gefactureerd worden door leveranciers.
De MSP-kracht registreert zijn prestaties rechtstreeks in het VMS.
Wanneer vervanging nodig is, moet Solvus hier in eerste instantie van op de hoogte worden gebracht. (contracterende partij).
Solvus onderneemt de nodige acties met de leveranciers voor de vervanging van de MSP-kracht.
Er vindt een kennisoverdracht plaats tussen beide MSP-krachten.
De eerste 10 werkdagen van de nieuwe MSP-kracht worden niet gefactureerd.
Bij fout ingegeven en reeds goedgekeurde prestaties:
- Correctie gebeurt bij de volgende maandafsluit.
- Na goedkeuring van de gewijzigde prestaties door de besteller wordt een pro-forma gegenereerd.
- De correctie van de prestaties wordt meegenomen in de volgende prestatierun.
FACTURATIE
De entiteit ontvangt maandelijks een factuur op basis van de goedgekeurde prestaties. Voor elke MSP-medewerker wordt één factuur per maand opgesteld.
Neen, Solvus bezorgt een maandelijks rapport aan OC met de gefactureerde bedragen.
OC factureert nadien aan Solvus (3% beheersvergoeding)
Solvus betaalt deze factuur aan OC.
Ja, facturen zijn beschikbaar in Connecting-Expertise onder:
- Financieel - Inkomende financiële documenten
PROFIELENCATALOGUS
De profielencatalogus is voor iedereen toegankelijk vanuit het ledenportaal van Opdrachtencentrale.
De maximum tarieven per profielcategorie werden tijdens de gunningsprocedure van het raamcontract in concurrentie gesteld en meegenomen als gunningscriteria in de evaluatie. Solvus heeft bij de opmaak van hun offerte op basis van de analyse van de bestelde profielen van de afgelopen 4 jaar marktconforme tarieven ingediend.
RAPPORTERING
Het VMS biedt rapporten over:
- Aanvragen
- Contracten
- Facturatie
- Prestaties
LEVERANCIERS
Neen. Er is geen rechtstreeks contact tussen de entiteit en de leveranciers. Solvus beheert de leveranciers
Ja, freelancers kunnen zich rechtstreeks aanbieden op een aanvraag van Solvus via het platform Connecting-Expertise. Daarnaast blijft het mogelijk dat een onderaannemer een freelancer in onderaanneming voorstelt. Indien nodig kan Solvus ondersteuning bieden bij dit proces.
Neem contact op met het support team van Solvus:
- Mail: msp.oc-cdm@solvus.be
- Telefoon 03/800.43.62
Contacteer ons voor meer informatie
Heeft u specifieke vragen omtrent de raamovereenkomst: meerjarige raamovereenkomst - periode 2025 - 2029 - generieke profielen - OC/2024/060/FS?
Stel ze hieronder!